關于做好2018年度文書文件等材料移交歸檔工作的通知

發布時間:2019-06-20設置

校內各單位:
定期向檔案館移交檔案,是學校檔案資源體系建設的重要內容,學校檔案的完整安全對促進檔案資源的開發利用具有重要意義。根據《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》(教育部、國家檔案局第27號令)、《華南理工大學檔案管理辦法》《華南理工大學部門立卷歸檔工作規範》的規定要求,學校將啓動2018年度文書文件等檔案材料的歸檔工作。具體事宜通知如下:
一、本單位檔案材料
1.請各單位分管檔案工作負責人督促兼職檔案員,認真清理本單位在2018年度各項工作中形成並辦理完畢的文件材料,將其中有憑證作用、有保存價值的材料移交學校檔案館。兼職檔案員可參照《華南理工大學檔案歸檔範圍及保管期限表》(見檔案館網頁“檔案法規”欄的“本館制度”),認真收集文件材料。根據《華南理工大學文件材料歸檔流程》(見檔案館網頁“便捷通道”欄“檔案利用”子欄目中的“工作流程”)的要求,進行整理和裝訂。填寫《文件材料歸檔移交清單》(可在檔案館網頁“下載專區”欄下載),打印一式兩份,連同歸檔文件材料及其電子版于7月15日前移交到學校檔案館。
2.請兼職檔案員務必收齊本單位年度工作總結、計劃、報表,在本單位網站發布的本年度新聞動態的紙質圖文稿以及重要會議材料(含相關附件、光盤、照片、實物)。若文件附件缺失,請在移交清單備注欄中注明。
3.往年進行部門立卷試點工作的單位,請繼續做好本部門文書檔案的立卷試點工作。
二、畢業生相關檔案材料
1.6-7月是學生畢業時間,請各學院兼職檔案員或畢業生輔導員在學生畢業之前,認真做好各層次畢業班合影照片(含紙質和電子版)的收集和歸檔工作,同時做好往年曆屆畢業班合影照片(含紙質和電子版)的補充收集和歸檔工作。
2.请繼續教育学院(含网络教育学院)按照归档要求,认真收集、整理、归档各类别、各层次毕业生,特别是各教学点毕业生的学籍表、成绩单。
三、相關要求
1.檔案工作負責人及兼職檔案員有變動的單位,請填寫《檔案工作負責人及兼職檔案員變更登記表》(見附件),加蓋單位公章後,一式兩份報送檔案館。同時,認真做好交接工作和新任兼職檔案員的業務指導工作,按時、保質地完成2018年度材料的整理及移交工作,不得擅自推遲移交或截留檔案。
2.檔案館辦公地址:華南理工大學大學城校區B1-104室,電話:39381155。
3.請各單位分管檔案工作負責人切實加強對本單位檔案工作的領導,督促兼職檔案員和相關工作人員認真負責地做好文件材料的整理歸檔工作;兼職檔案員要切實履行職責,做好本單位歸檔材料的收集、整理與移交工作,保證歸檔文件材料完整、齊全。
附件:檔案工作負責人及兼職檔案員變更登記表
 
 
檔案館
2019年6月20日

附件:
檔案工作負責人及兼職檔案員變更登記表.doc

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